送信で終わりじゃない｢ビジネスメール｣のマナー

こんにちは。生きやすい人間関係を創る「メンタルアップマネージャ®」の大野萌子です。

ビジネスにおいて、主要な連絡ツールの1つ“メール”。どこにいても時間を選ばずに連絡可能という点において、利便性は高く、急ぎの要件に迅速にこたえられるほか、データの送付を行えば、大量の情報のやり取りも可能になるなどメリットは多くあります。しかし一方で、依存しすぎてしまうと、トラブルを招き危険です。そこで、デメリットを軽減し、メリットを生かせるマナーについてお伝えしていきたいと思います。

メールの最大のメリットは、相手の都合を選ばずに発信できるという点にあります。そういった意味では、時間を自由にコントロールできるので、ストレスがかかりにくいといえるでしょう。しかし反面、今や職場のPCだけではなく、携帯端末でもやり取りが可能ですので、24時間対応可能という側面もあり、受け手にとっては、つねに負担を強いられてしまう環境を作り出しています。

とくにコロナ禍で、在宅ワークになっている方にとっては、いったいいつまでが就業時間なのか線引きが難しくなり、切り替えができないといった悩みも多く寄せられます。そして、何が何でも返信しないといけないという思いで、追い詰められるとメールの内容にも影響が出てくるかと思います。ビジネスの業態にもよりますが、対応時間帯の線引きが自分の中でも必要です。土日は返信しないとか、夜〇時以降は翌日の対応にするなど、ゆとりを持つことが大切です。可能なら、前もってアナウンスしておけば気持ちもさらに楽になるでしょう。

また、忙しくて、きちんと対応できないときも、まずは「受信しました」という内容の連絡をして、追っていつごろまでに再連絡をすることを伝えておくことで、「待たされ感」を相手に与えずに済みます。急いで飛ばし読みをして不正確な返信をしてしまうよりも、この方法が好印象です。早い対応は信頼にもつながりますから、こうしたアクションを取ることで、放置してしまうことを避けられます。

つぎに、メールでやり取りの履歴が残るというのは、「言った言わない」を避け、正確な情報を共有するためには、有効です。

ただ、大きなデメリットも存在します。メールは送付したら完了ではないのです。

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